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蓝凌:房地产企业场景式知识管理

来源:www.hll88.com 编辑:蓝凌OA办公系统 发布时间: 2016-10-26

            现在,越来越多的地产商认识到,知识管理是企业未来快速发展和扩张的必经之路。但在动心的同时,又会产生困惑??如何切入知识管理,才能为企业带来实实在在的成效?看看远远跑在前面的标杆企业,以及身边的同行们龙湖早期在重庆耕耘和积累了近十年,总结出了一套产品标准模块,并固化在系统上,成为实现其快速区域扩张的密码;万科内部推行了一套组织学习的机制,并搭建知识共享平台,鼓励个人将头脑中的隐形知识沉淀为组织智慧更多的地产公司,也都开始或已经搭建了自己的知识库,将企业的文档统一到库里管理。

            这些公司的知识管理实践,都可以称之为图书馆模式:企业建立一些文档库——如同图书馆的分馆,以及分馆内各个类别的书架??将企业的显性或隐性知识分门别类地放到这些库中,员工遇到问题的时候,再到各个库中去搜索和查询相关的资料。

            图书馆式实施模式的好处是,实现技术比较成熟,平台搭建比较快速轻松,可能在短期内见到一定成效,目前应用很广泛。然而,对于每天忙于日常工作企业员工来说,如果没有强大的搜索引擎的帮助,他们是不愿意去这样浩如烟海的知识管理平台中去找知识,对各知识库的分类逻辑不熟悉,查找的命中率低,翻找平台上堆积的大量文档和信息让他们迅速失去耐心。

            事实上,我们也发现,很多企业花了大量时间精力建立的知识库,可能仅仅只起到了存储的作用,知识的点击率和再利用率是比较低的。而且,随着一阵风过后对知识库的关注度降低,知识的积累量也呈日益递减的趋势。因此,有必要思考另一种知识管理应用模式,员工不需花大量时间就能得到自己所需的知识,这样就能大大提高知识的利用率。

            如何才能达到这样的效果?员工每天都在处理自己的日常工作,都会面对一些比较固定的工作场景。设想,员工在各个工作场景中处理事务时,与该工作场景紧密相关的各类知识会自动呈现,随手取用。使得合适的人,在合适的场景,获取并利用到合适的知识。这样的知识管理平台,对于员工来说才是最有实用价值,这样与工作场景密切关联的知识,利用率才是最高的。当然,这些知识都是以同样的规则存储在企业的知识仓库中。

            根据这样的思路,我们设想如下的实现模型:


            从企业角度来看,将员工面临的所有场景串起来,就是运作的一条条工作流程。因此模型以流程为线索建立。对于地产企业来说,最为核心和典型的流程就是项目开发流程。我们把可以把项目开发过程分解为几个阶段,继续细化分解到关键的活动,如撰写《项目定位报告》这个活动,然后围绕这个“关键活动”,梳理以下几个方面的知识:

            1、这个活动需要产出的关键文档(知识产出)。如《项目定位报告》;

            2、做这个活动是可以参考的知识支撑(显性知识输入)。包括已经标准化的相关制度、指引、表格模板、知识地图等,以及以往类似活动的产出成果和经验总结。如《项目定位报告指引》、《住宅/商业项目市场调研模板及指引》、《某某项目市场调研表》、《某某项目定位报告》等

            3、这个活动相关专业领域的专家(隐性知识输入)。如做项目定位报告,会涉及到营销、成本、设计等专业的专家。  

            梳理出这样的业务场景知识模型,可以有几个方面的应用:

            1、 形成各种业务场景的知识地图

            相对于大而全的知识仓库来说,我们可以建立更具特定指导性的知识地图??流程导向的知识地图,如项目开发流程知识地图、设计过程知识地图、新项目公司成立地图等等;以及岗位知识地图,如设计岗、营销策划岗的知识地图等。这些知识地图可以是静态的,也可以是动态的。

            这些地图设计出来,可以不依托于IT系统,直接供业务人员查看和学习。也可以在IT系统中展示,添加链接指向具体知识文档。  


            2、   基于现有IT系统的业务场景,关联相关知识

            员工经常使用的IT系统承载了很多业务场景。比如OA系统中的流程审批任务分配、工作沟通等,是企业员工经常遇到的工作场景;还有ERP——项目计划管理系统、成本管理系统、客户关系管理系统等等,运转着企业的业务流程和业务数据,支撑了绝大部分业务场景;而门户则可以按照岗位角色配置相关的功能和内容。

            对于OA和ERP中典型工作场景,我们可以采用一些知识集成的技术??如知识插件、知识整合等方式,在启动这个工作场景时,将关联的制度、流程、模板、以往的类似任务、相关专家等自动关联在同一个页面上;或者在不同的场景页面,根据我们梳理的逻辑,自动从知识仓库中搜索和相关知识,推送到操作界面。这样,员工在处理日常工作时,相关知识就在业务场景操作的同一个界面出现,不用另外再进入知识管理系统去寻求答案了。这样的知识,最大程度地实现了他的价值。


            在门户页面,可以根据不同岗位员工的需要,将他们使用频率最频繁,最有可能参考的知识配置在个人门户上,如,对于高管门户,门户上可以配置他们最关心的知识业务指标图表。如下图所示。

            3、构建业务流程导向的知识管理平台

            传统的知识管理系统,以大而全的;图书馆式知识仓库为主。我们也可以考虑从业务场景角度构建流程导向的知识沉淀、分享、学习的平台如地产开发企业的项目阶段成果管理平台。

            通过项目阶段成果管理平台,可以管理并且指导项目在何时输出什么样的文档,输出文档的同时可以参考什么文档,请教什么专家,同时,能够看到单个项目的文档输出情况,对单项目进展和成果沉淀情况做到一目了然。

            项目阶段成果管理平台上的知识可以是知识仓库的一部分,他们来自于知识仓库,也沉淀到知识仓库,只是以企业员工更为熟悉的业务场景来沉淀和展现知识。

            一位地产企业的CIO说过,知识不是被存储的,而是被使用的。企业实施知识管理的目的不是存储收藏知识,而是让知识能帮助员工更高效率地工作,从而降低成本,提高效益。因此,随着对知识管理要求的提高,以及技术的进步,跟日常工作紧密关联的场景式知识管理模式,将作为图书馆式知识仓库的重要补充,成为企业实施知识管理的主流模式之一。

 

 

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